MENGENAL DAN MEMAHAMI SURAT PRIBADI DAN DINAS

 

PENGERTIAN SURAT PRIBADI

Pengertian surat pribadi adalah alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya), secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain,” dijelaskan oleh Wursanto (1991).

Pengertian Surat Pribadi Menurut YS. Mario (2000:15) Pengertian surat pribadi adalah alat komunikasi tertulis atau sarana yang digunakan untuk dapat menyampaikan suatu informasi ataupun juga pernyataan dengan secara tertulis dari pihak satu ke pihak lain.

Pengertian Surat Pribadi Menurut Hidajat (2000). Pengertian surat pribadi adalah kertas sehelai atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau dinyatakan kepada orang lain.

CIRI SURAT PRIBADI

1. Tidak memiliki kop surat.

2. Tidak memiliki nomor surat.

3. Bagian salam pembuka atau penutup sangat beragam dan sifatnya lebih santai.

4. Bahasa yang digunakan bebas alias tidak baku, dan sangat disesuaikan dengan keinginan penulis.

5. Format surat bebas.

Fungsi Surat Pribadi

1. Media Ekspresi

Apabila Anda sedang ingin mengekspresikan keadaan pada saat itu, baik berupa kemarahan, kesal, sedih, senang, dan lain sebagainya, maka surat pribadi menjadi media yang tepat untuk mengungkapkan luapan emosi tersebut. Mengingat, hal tersebut sifatnya rahasia, maka biasanya surat pribadi hanya boleh dilihat oleh orang yang dituju saja.

2. Menyampaikan Informasi

Mengingat surat pribadi bisa ditulis dengan bahasa yang tidak baku, maka surat pribadi bisa menjadi salah satu sarana dalam penyampaian informasi terbaru yang memang ingin Anda bagikan baik ke kerabat, atau keluarga dekat.

UNSUR SURAT PRIBADI

- Tempat dan tanggal pembuatan surat harus jelas;

- Tujuan surat atau alamat juga harus ditulis dengan lengkap;

- Salam pembuka juga harus ditulis sebagai bentuk kesopanan;

- Pembuka surat atau paragraf pembuka biasanya berupa pertanyaan mengenai kabar si penerima surat.

- Bagian isi surat bisa menggunakan bahasa sehari-hari atau bahasa yang biasa kita gunakan dengan penerima surat:

- Salam penutup di bagian akhir surat harus selalu ada. Salam penutup yang bisa kita gunakan adalah bebas, tapi harus sopan dan menyesuaikan dengan umur penerima surat.

- Tanda tangan dan nama jelas juga harus ditulis lengkap, supaya penerima surat tahu bahwa kitalah yang mengirimi mereka surat.

SURAT DINAS

Menurut Mustakim, pengertian surat dinas adalah alat komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.

Menurut Badudu, surat dinas adalah surat yang menggunakan bahasa yang tunduk kepada semua aturan, sistematika, atau format yang berlaku baik secara struktur kata dan kalimat maupun dalam penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea atau paragraf dan lain-lain.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Surat dinas adalah surat yang telah dikeluarkan oleh kantor pemerintah maupun instansi atau juga lembaga yang resmi lainnya.

Surat dinas memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

1. Terdapat kop surat atau kepala surat, yang berisi nama dan alamat instansi atau lembaga
2. Terdapat nomor surat dan lampiran
3. Adanya salam pembuka dan salam penutup
4. Menggunakan bahasa resmi, karena surat dinas merupakan surat resmi
5. Terdapat stempel instansi atau lembaga pada surat.

Unsur-unsur Surat Dinas

Surat dinas memiliki unsur unsur sebagai berikut:

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.

2. Tanggal Surat

Unsur surat dinas adalah adanya tanggal surat. Tanggal surat tersebut terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan, karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat.

Contoh : 18 Maret 2022

3. Hal/Perihal Surat

Hal atau perihal surat adalah sesuatu yang menunjukkan isi atau inti, dari surat secara singkat. Perihal berupa frase yang dimulai dengan menggunakan huruf besar, dan tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak diberi garis bawah.

4. Nomor Surat

Surat dinas harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga tentu akan memiliki kode atau urutan penulisan, dalam menuliskan nomor surat.

Contoh: No : 25/5/UM/2017

5. Lampiran

Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan, penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

Contoh:

Lamp: lima lembar atau bisa juga ditulis Lampiran: lima lembar

6. Alamat Surat

Dalam menulis alamat surat dinas

Contoh :

Yth. Kepala SMA 2 Kenanga

Jalan Nusantara 542 Jakarta

7. Pembuka Surat

Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi. Variasi tersebut antara lain jika sebagai pemberitahuan atau permintaan, maka bisa ditulis "Dengan ini kami beritahukan ..." dan lain-lain.

8. Isi surat

Isi surat adalah inti atau hal yang akan disampaikan dalam surat.

9. Penutup

Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan, yaitu:

Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,).

Terdapat variasi ungkapan.

Berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan.

10. Pengirim

Unsur surat dinas terakhir adalah berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP yang memperkuat surat. Biasanya akan diikuti dengan embusan